impuls - das Institut: Unsere Erfahrungen mit dem QER

2013 -

Seit Mai 2013 nimmt das Institut für Motivation, Persönlichkeitsentwicklung und Lebensstärke (impuls DAS INSTITUT) an der Erprobung des Qualitätsentwicklungsrahmens teil. Die Einzelunternehmung von Frau Heike Zeilinger ist im Bereich Bildung und Beratung tätig. Zum Team gehören zwei Fachdozenten, die auch als Berater tätig sind, und ein Sozialpädagoge. Weiterhin arbeiten wir mit bis zu 5 freien Trainern. Zum Kerngeschäft gehören die ProfilPASS-Beratung, Existenzgründerberatungen sowie weitere Beratungen im Bereich Persönlichkeitsentwicklung und Selbstorganisation. Für Bildungsträger führen wir Kurse und Maßnahmen vor allem im Bereich der nach SGB II / SGB III geförderten Weiterbildung durch. Wir sind kein Bildungsträger, so dass eine Zertifizierung nach AZAV oder ähnlichen QM-Systemen für uns nicht in Frage kommt. Dennoch ist es für unsere Arbeit wichtig, unsere Dienstleistungen durch kontinuierliche und nachhaltige Qualitätsstandards zu verbessern. Aus diesem Grund haben wir uns für das Projekt der Universität Heidelberg und dem Nationalen Forum Beratung in Bildung, Beruf und Beschäftigung entschieden.

Erste Erfahrungen im Bereich Qualitätsmanagement konnten wir durch unsere Tätigkeit für verschiedene Bildungsträger sammeln. Da im Bereich geförderter Weiterbildung die Trägerzertifizierung nach AZAV ein wesentlicher Bestandteil ist, konnten wir uns umfassend mit der Bedeutung und der Umsetzung von Qualitätsrichtlinien vertraut machen. Unsere Auftraggeber für Bildungsmaßnahmen sind nach AZAV zertifiziert und erwarten von uns, dass unsere Dienstleistungen den Anforderungen dieser Qualitätsstandards Rechnung tragen. Die Entwicklung einer eigenen Qualitätspolitik ist für uns neu. Hier erhoffen wir uns die Unterstützung seitens der QER-Entwickler und –Akteure.

Mit der Erprobung des Qualitätsentwicklungsrahmens beabsichtigen wir die Einführung einer professionellen Qualitätssicherung im Unternehmen. In der Phase 1 haben wir die Entscheidung getroffen, dieses Modell zu nutzen und zu erproben. Die Auseinandersetzung mit den Qualitätsmerkmalen guter Beratung (QMM) hat ergeben, dass wir im ersten Jahr unserer Arbeit mit dem QER sicherlich nicht alle Indikatoren zu hundert Prozent bedienen können. Dennoch möchten wir in dem für uns zu entwickelnden Qualitätssystem alle Qualitätsmerkmale berücksichtigen und entsprechende Aktivitäten und Maßnahmen im Unternehmen umsetzen.

Eine große Hilfe für unsere Arbeit mit dem QER ist die Qualitätsplattform, die im Internet zur Verfügung gestellt wird. Die Fragebögen und Checklisten zu den einzelnen Phasen unterstützen uns bei der Entwicklung unserer Qualitätspolitik. Der Zugang zur gemeinsamen Arbeit im Netzwerk fällt uns dagegen nicht so leicht, da uns diese Form der Entwicklung von Dokumenten und Prozessen nicht vertraut ist. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter im Onlineportal Checklisten oder Fragebögen bearbeitet und diese dann von einem weiteren Mitarbeiter später weiter bearbeitet werden, dann ist dies bei der geringen Anzahl von Mitarbeitern für uns zu komplex. Wir nutzen die Unterlagen der Qualitätsplattform in einer Art Offline-Variante. Dazu haben wir die Fragebögen und Checklisten ausgedruckt und einen QER-Ordner angelegt, der nach Fertigstellung mit einem QM-Handbuch vergleichbar ist.

Die Arbeit am QER in unserem Unternehmen wird im Wesentlichen durch sogenannte Managementrunden (MR) und Mitarbeiterbesprechungen umgesetzt und aufrechterhalten. Die regelmäßig stattfindenden Besprechungen sind die zentrale, interne Kommunikationseinrichtung des Unternehmens, in deren Rahmen unter anderem alle Abläufe, Verbesserungen und neue Zielsetzungen besprochen werden, die in den MR erarbeitet wurden.

Die MR sind Treffen einer kleineren Gruppe von Mitarbeitern, in denen eine kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßiges, geplantes Abarbeiten und Überprüfen qualitätsrelevanter Themen und Aufgaben erfolgt. Dazu nutzen wir den selbst angelegten QER-Ordner, der jedem Teilnehmer an den MR zur Verfügung steht. Gemeinsam arbeiten wir an der Vervollständigung des QER-Ordners und entwickeln somit unser Qualitätssystem. Teilnehmer an diesen MR sind die Inhaberin und zwei weitere Mitarbeiter, die zum festen Team von impuls DAS INSTITUT gehören.
Die MR bilden damit den wesentlichen Teil unserer Erprobung des QER mit folgenden Zielen:

der jährlichen Überprüfung der Einhaltung der Qualitätspolitik
der koordinierten, jährlichen Überprüfung gesetzter Qualitätsziele
der regelmäßigen Überprüfung der Anwendbarkeit des QER
der Feststellung von Änderungen in qualitätsrelevanten Bereichen, Tätigkeiten und Verantwortung
der regelmäßigen Aktualisierung von (qualitäts-)relevanten Vorschriften
der Einbindung von Qualitätsaspekten bei der Planung von Aktivitäten oder Investitionen sowie
der Kenntnisnahme, Diskussion und Entscheidung durch die Unternehmensleitung.

Die MR finden 4 mal jährlich statt und orientieren sich am Regelkreis der QER-Phasen.

Die jährlichen 4 MR finden zu festgesetzten Terminen statt: MR1 bis spätestens Ende Mai 2013, MR2 bis spätestens Anfang September 2013, MR3 bis spätestens Anfang Januar 2014, MR4 bis spätestens Anfang Mai 2014. Die Termine wurden den Workshops an der Universität Heidelberg angepasst. In den Folgejahren werden die Termine sicherlich am Lauf des Geschäftsjahres ausgerichtet.

Die Managementrunden sind der einzige Ort, an dem Korrekturen am System vorgenommen werden können und müssen. Der Raum hierfür ist in allen MR als TOP vorgesehen. Der Aufbau der MR beinhaltet, ständig zu prüfen, ob die geplanten Maßnahmen durchgeführt wurden, festzuhalten, dass und warum sie ggf. nicht durchgeführt wurden. Es soll erreicht werden, dass der QER den aktiven Stellenwert in der Organisation erhält und behält und nicht zum abstrakten Gebilde wird, das nur zum Selbstzweck aufrechterhalten wird.

Diese Überlegungen und Ansätze möchten wir nicht nur intern prüfen, sondern auch über externe und neutrale Dritte (QER-Begleiter / Projektverantwortliche an der Universität Heidelberg) bewerten lassen.
Die Arbeit am QER ist für uns eine neue und spannende Herausforderung. Unser Engagement bewirkt einen positiven Imagetransfer. In diesem Jahr konnten wir beispielsweise nachweisen, dass wir die Qualitätsstandards für ProfilPASS-Dialogzentren erfüllen. Vom Deutschen Institut für Erwachsenenbildung e. V. Bonn erhielten wir die Zertifizierung als ProfilPASS-Dialogzentrum. Diese Würdigung ist für uns Ansporn, weiter an unserem Qualitätssystem zu arbeiten.
Ulf Mittelstädt, impuls DAS INSTITUT

impuls DAS INSTITUT - Institut für Motivation, Persönlichkeitsentwicklung und Lebensstärke,

Inhaberin Heike Zeilinger
Hagenower Str. 73 (Haus 4)
19061 Schwerin
Telefon: 0385 3993680,
Email: info@impuls-sn.de
Homepage: www.impuls-sn.de

erschienen im BQII-Projektnewsletter 03/ Dezember 2013

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